17. Juni 2019

Wie lange muss ich meine Interreg IVB-Unterlagen aufbewahren?

Benoit Daoust/shutterstock.com

Dieser Artikel ist von Christian Byrith geschrieben worden (Leiter des Programmsekretariats)

Projektberater im Sekretariat zu sein, bedeutet unter anderem, sich mit vielen verschiedenen Fragen aus der Projektgemeinschaft zu beschäftigen und sie zu beantworten. Manche Fragen sind leicht zu beantworten, andere sind kniffliger-und dann gibt es solche, die theoretisch leicht, aber in der Praxis schwierig sind. Die Aufbewahrungsfrist für Projektunterlagen aus der IVB-Programmperiode gehört zu der letzteren Kategorie.

Im Prinzip ist es eine einfache Frage, da die Regel klar ist: Sie müssen alle Akten – einschließlich Projektakten und Buchhaltungsnachweisen-für einen Zeitraum von drei Jahren nach der formalen Schließung des Programms aufbewahren.

Das Problem ist jedoch, wann das IVB-Programm offiziell abgeschlossen wurde?

Im Sekretariat ist unser Gesamtprinzip "lieber sicher als `tut mir leid´ " und entsprechend haben wir das Datum in Fact Sheet 13 als Ende 2023 festgelegt. Dies geschah zu einem Zeitpunkt, als das IVB-Programm noch in Betrieb war und niemand genau wusste, wann das Programm formell abgeschlossen werden würde. Deshalb haben wir uns für einen recht großzügigen Zeitrahmen entschieden. 

Vor kurzem haben wir von der Europäischen Kommission eine Bestätigung erhalten, dass der offizielle Schließungstermin des IVB-Nordseeprogramms am 13. März 2018 ist. Das bedeutet, dass alle Unterlagen der Projekte des IVB- Nordseeprogramms bis zum 13. März 2021 aufbewahrt werden müssen.

Mit anderen Worten: Nach diesem Datum sind Sie nicht mehr verpflichtet Ihre alten IVB-Unterlagen aufzubewahren.

Bitte beachten Sie: Die oben genannten Informationen gelten nur für Projekte, die im Rahmen des Interreg IVB-Programms gefördert werden - nicht zu verwechseln mit dem aktuellen (VB) Programmzeitraum.