Wie können „gemeinsame Projektkosten“ unter den Partnern aufgeteilt werden?

Diese so genannten „shared costs“, fallen z.B. für das gemeinsame Projektmanagement, eine Projektwebsite oder gemeinsame Veranstaltungen an. Die damit verbundenen Kosten werden von einem Partner für das gesamte Projekt beantragt und zunächst ausgelegt. Diese Kosten können auf verschiedene Weise aufgeteilt bzw. dem einen Partner erstattet werden. Wichtig ist, dass eine diesbezügliche Vereinbarung im so genannten Partnership Agreement aufgeführt wird. Ein Partner kann solche Kosten maximal bis zur Höhe der dort getroffenen Vereinbarung geltend machen.

 Vorschläge für die Abrechnung von „shared costs“ sind:

  1.  Teilen Sie Aufgaben und nicht Kosten: Jeder Partner kann z.B. die Kosten für die bei ihm veranstalteten Konferenzen komplett tragen, statt sie für jede Veranstaltung unter allen Partnern aufzuteilen.
  2. Größere Rechnungen aufteilen: Extern vergebene Aufträge, z.B. für das Projektmanagement, können vom Auftragnehmer aufgeteilt und dann den jeweils anderen beteiligten Partnern einzeln in Rechnung gestellt werden.
  3. Interne Erstattung: Ein Partner übernimmt Kosten für eine Projektaktivität und stellt die jeweiligen Anteile den anderen Partnern in Rechnung.
  4. Für manche Kosten können keine Rechnungen erstellt werden, z.B. Personalkosten des federführenden Begünstigten, welche für das Gesamtprojekt angefallen sind. Soweit eine Vereinbarung besteht, kann er diese Kosten direkt von den Erstattungen an die Projektpartner einbehalten.

(s. auch Fact Sheet 8).